Validez de la firma electrónica: es legal y más segura que usar papel

El mundo laboral sigue transformándose a un ritmo acelerado y para hacer frente a los retos que surjan, muchos expertos en recursos humanos (RRHH) apuntan a que el trabajo híbrido será una de las tendencias que seguirá dominando en 2023.

De acuerdo con la consultora McKinsey & Company, nueve de cada diez organizaciones combinarán el trabajo remoto y el presencial los próximos años y conforme adquiera popularidad, tanto las áreas de recursos humanos como los tomadores de decisiones deberán desarrollar estrategias que equilibren el bienestar de los empleados con su productividad.

El uso de la tecnología es crucial para que los negocios puedan adaptarse a los nuevos esquemas de colaboración, ya que permite a las personas realizar sus actividades diarias desde cualquier lugar, de forma rápida y eficiente, lo cual además de beneficiar a los colaboradores, favorece a las compañías.

La tecnología, clave para la resiliencia de las compañías

Una de las herramientas tecnológicas más útiles para mejorar la experiencia de todos los trabajadores y menos exploradas por las empresas, incluidos los profesionales en RRHH, es la firma electrónica como la de DocuSign, líder mundial en firma electrónica y gestión de documentos en la nube.

A pesar de que estas aplicaciones cuentan con diversos beneficios como ahorro en tiempo y dinero, aumento en la productividad y hasta ventajas que promueven la sustentabilidad y cuidado del medio ambiente, muchos dudan sobre su legalidad.

Para saber si una plataforma de firma electrónica es válida o no, primero es importante conocer las características que la componen.

¿Qué es la firma electrónica?

Se trata de una herramienta digital que utiliza mecanismos de validación para sustituir a la firma manuscrita en papel. En otras palabras, se apoya en medios electrónicos como una computadora o dispositivos móviles para asegurar que hubo consentimiento de quien firma.

Entre las firmas electrónicas, encontramos dos tipos: la simple y la avanzada. La primera es usada para la mayoría de las transacciones de empresas y basta con crear un usuario y una contraseña para ser válida, mientras que la segunda requiere un certificado de autenticación y es empleada principalmente en operaciones con el gobierno federal, por ejemplo, con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Si bien hace décadas se consideraban a las firmas autógrafas como la única forma de cerrar tratos, hoy además de generar desperdicio de papel, son más costosas y dificultan el trabajo remoto; sin mencionar  que son menos seguras, pues los documentos impresos se pueden perder y las firmas falsificarse con gran facilidad.

¿Cómo saber si la firma electrónica es legal en México?

En México, la legislación permite la firma electrónica gracias a la creciente necesidad de individuos y empresas para llevar a cabo diversas transacciones apoyadas por soluciones tecnológicas. Para ello, han habido diversas modificaciones a las leyes en el Código Civil y de Comercio que ha adoptado el gobierno mexicano en la regulación local.

¿Qué quiere decir esto? Que a partir de las leyes modelo sobre Comercio Electrónico y Firma Electrónica de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI), en el país se han modificado ciertas leyes para permitir el uso de la firma electrónica.

Plataformas como DocuSign, ofrecen un servicio de tercero de confianza entre una o más partes, con la intención de administrar la creación de evidencias digitales que certifican que un documento electrónico fue remitido y aceptado por todas las partes interesadas. Al tener la misma seguridad legal que una firma manuscrita, la firma electrónica está sujeta a un grupo de ordenamientos jurídicos, entre ellos:

• Código Civil Federal (Artículo 1794, Artículo 1796, Artículo 1803, Artículo 1811, Artículo 1834 y Artículo 1834 bis)
• Código de Comercio (Artículo 89, Artículo 89 bis, Artículo 93, Artículo 97 y Artículo 1205)
• Ley de Firma Electrónica Avanzada (Artículo 2 y Artículo 7)
• Ley Federal de Protección al Consumidor (Artículo 10 y Artículo 86 bis)
• Acuerdo General 21/2007 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal
• Leyes procedimentales en lo penal y civil (Artículo 51 y Artículo 210-A, respectivamente)

¿Qué elementos hacen que la firma electrónica sea legal?

Sin importar de qué clase de firma se trate, tanto la firma electrónica simple, como la avanzada, deben implementar encriptación de datos, un recurso tecnológico para codificar mensajes con acceso exclusivo a personas autorizadas, y cumplir con las siguientes características para que se les pueda tomar en cuenta en un juicio:

• Funcionalidad: Le da a la persona la posibilidad de manifestar su consentimiento sobre la comprensión y aceptación de un documento, tal como lo hace la firma autógrafa. Dicha aprobación es exclusiva del firmante.
• Autenticidad: Permite comprobar la identidad de quien firma. Por ejemplo, con la confirmación de tokens, direcciones IP, documentos de identificación, entre otros.
• Integridad: A través de medios tecnológicos, asegura que el contenido del documento no se haya alterado tras haberse firmado.
• Neutralidad: Utiliza certificados digitales y no limita el acceso a autoridades certificadoras.
• No repudio: Evita que la persona que elabora o emite el documento niegue la autoría del contenido firmado.
• Confidencialidad: Únicamente los que firman el documento  pueden consultar su contenido.

Es decir, si la plataforma de firma electrónica que una compañía utiliza en su área de recursos humanos cumple con las especificaciones anteriores, es completamente válida en el país para cualquier objetivo, incluyendo el uso de documentos firmados en un juicio.

La manera en la que trabajamos, hacemos negocios o nos relacionamos con nuestros equipos laborales ha cambiado radicalmente en los últimos años. México ha hecho esfuerzos para alinearse con las transformaciones impulsadas por la digitalización y el trabajo híbrido para mantenerse como un país competitivo gracias a la economía remota.

El propósito de la tecnología es servir a la sociedad y por ello, constantemente cambia para adecuarse a los desafíos de cualquier industria. En este sentido, compañías como DocuSign buscan que cada vez más especialistas en recursos humanos conozcan que existe una mejor forma de hacer negocios, la cual además de ayudar al medio ambiente favorece el desarrollo profesional de las personas.