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Cómo mantener tus expedientes de RH en orden con la firma electrónica

Seguramente trabajas en Recursos Humanos porque disfrutas ver a personas talentosas desarrollar su potencial.

Pero a veces puede ser frustrante reconocer que pasas mucho tiempo sacando copias, archivando y organizando todo el papeleo. Además, cuántas veces has sufrido, en una situación delicada como un despido o un juicio, por no tener debidamente integrado el expediente de un trabajador.

Pero no tiene por que ser así. Con plataformas de firma electrónica puedes crear documentos y enviarlos para que los interesados firmen desde su computadora o teléfono, donde y cuando lo deseen.

Y esto no se limita a contratos. También sirve para recibos de nómina[1], finiquitos, incapacidades y autorizaciones, entre otros.

Pero, ¿firmar electrónicamente es válido para asuntos laborales?

México cuenta con uno de los marcos regulatorios de firma electrónica más robustos a nivel mundial. La Ley otorga el no repudio a las firmas electrónicas avanzadas, lo que representa una gran ventaja en una disputa, ofreciendo más seguridad y confiabilidad que una firma autógrafa.

Y hablando de disputas… Seguramente te estarás preguntando si documentos firmados electrónicamente podrían servir como pruebas en caso de juicio. La respuesta es muy clara, el Artículo 776 de la LFT dice que:

“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

VIII. (…) las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como (…) documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia.”

Como puedes ver, tener documentos firmados con la FIEL te da un mayor respaldo y certeza jurídica que la firma autógrafa tradicional. Otra ventaja es que se traslada la carga de la prueba del patrón al trabajador.  Utilizar esta herramienta en RH no sólo es una cuestión de eficientización, sino que representa un mejor respaldo jurídico.

Cómo es firmar electrónicamente

Muy fácil. Si todavía no se tiene la e.firma[2], el primer paso es obtenerla en el SAT[3]. Lo siguiente es seleccionar una plataforma. Actualmente existen varias soluciones en el mercado, siendo Mifiel una de las principales. Una vez ahí, el proceso es sencillo: hay que subir los documentos electrónicos, ingresar el nombre y correo de los firmantes. Las partes recibirán una notificación y, una vez que haya sido firmado por todas las partes[4], les llegará un correo con los documentos. Puedes descargarlos ahí o en la plataforma cuando quieras.

Además, algunas plataformas cuentan con APIs que permiten integrar el proceso de firma directamente en la página de tu empresa, pudiendo implementar flujos automatizados de generación, firma y archivo de documentos.

 Conclusión

 Usar una plataforma de firma electrónica en RH tiene muchas ventajas. Significa un ahorro considerable de tiempo (y espacio) y, lo más importante, la tranquilidad de tener tus expedientes laborales completos y ordenados con completa validez jurídica y seguridad disponibles en unos cuantos clics.

 

[1] La Ley del IMSS en su artículo 15 menciona que es obligación del patrón expedir, llevar registros y almacenar los recibos de nómina durante 5 años.

[2] Hasta febrero de 2019, casi 12 millones de personas en México habían tramitado su e.firma. (Si quieres conocer más sobre las características de las personas que ya cuentan con ella, te invitamos a consultar esta infografía.)

[3] El trámite es rápido y existen módulos para obtenerla en todos los estados del país.

[4] Incluso es posible firmar desde un celular.

 

Por: Alejandra Ortega Montiel/Mifiel

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despido, expedientes laborales, FIEL, firma electronica, juicio, Ley Federal del Trabajo, Potencial, recibos de nómina, recursos humanos

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