¿Necesitas una app para RH?

El mundo de los negocios y las empresas vive la gran influencia de la innovación tecnológica que facilita diversidad de procesos de planeación, operación, producción, cadena de suministro, comercialización, distribución de productos y servicios, sin dejar atrás las cuentas por pagar y la cobranza. En este escenario, las aplicaciones móviles o apps tienen una presencia protagónica.

Por su portabilidad y las posibilidades que hay para que el usuario se desenvuelva con agilidad dentro de ellas, las apps resultan una de las herramientas más atractivas para incrementar los indicadores de desempeño y efectividad. En materia de Recursos Humanos esta convergencia digital avanza progresivamente, lo que ha conducido a optar por la automatización de la gestión de talento.

En términos generales, las empresas incorporaron herramientas de la web 2.0 para generar sentido de comunidad y participación de usuarios en social media. Asimismo, hay toda una nueva generación de herramientas de capacitación y entrenamiento en la nube que dinamizan el aprendizaje organizacional. ¿Por qué usar una app móvil en Recursos Humanos?

En México hay 11.5 millones de usuarios de apps móviles de tipo empresarial. 15.7 millones de mexicanos las utilizan para trabajar en la oficina y mejorar su productividad. 70% de las descargas se realizan en un teléfono inteligente y 34% en tablets; el otro 46% directamente en la computadora de escritorio o laptop. Otro 23% de quienes usan apps asegura que mejoran la productividad de la empresa.

Es decir, en México hay condiciones que indican que los usuarios de dispositivos móviles han transformado sus hábitos para relacionarse con la tecnología, los contenidos, las nuevas formas para aprender y el uso de herramientas para realizar su actividad laboral principal.

Subiendo RH al mundo de las apps

Los usuarios buscan y encuentran apps en las tiendas de GooglePlay y AppStore que son funcionales para el trabajo. Están disponibles desde las herramientas de ofimática como procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones, hasta agendas electrónicas, software para escanear documentos y trasladar archivos a través de la nube.

Además, resulta más frecuente encontrarse con apps con mayor grado de sofisticación para cada disciplina, área de conocimiento o especialidad. Recursos Humanos no es la excepción y la pregunta que los ejecutivos están formulando hacia a Amedirh radica en ¿cómo emprender el proyecto de incorporar una app para la función en la empresa?

• Define el objetivo: Establecer el propósito es el principio de todo. Una meta clara, sencilla, consistente y sólida debe ser el punto de partida. Aquí resulta fundamental que hagas la distinción entre lo que deseas hacer y lo que en realidad se requiere. Una app puede ser incorporada como un asunto de imagen de marca para RH, pero al final del día eso puede ser solamente cosmético. Antes bien, hay que estar conscientes de cuál será el impacto auténtico que se requiere.
• Piensa en RH Mobile: Una app de Recursos Humanos debería estar al servicio, primero, de aquellas acciones específicas a las que todo colaborador quisiera tener acceso de manera inmediata. Por ejemplo, actualización de perfil del trabajador, solicitud de permisos y vacaciones, consultas sobre la nómina, compensaciones y prestaciones. Es decir, se está migrando del kiosko al esquema móvil de consulta cuando sea y donde sea, a través de un dispositivo móvil como un teléfono inteligente o una tableta.
• Implementa la app en el On-Boarding: La bienvenida, acogida e inducción a la organización es uno de los procesos clave que pueden contar con el apoyo de una app de RH. Los contenidos sobre la empresa se ponen al alcance de los colaboradores de forma ágil, con actualizaciones más simples de hacerse a través de un gestor de contenidos (CMS) reduciendo costos y mejorando las experiencias de aprendizaje. Así, el trabajador tiene la información siempre a la mano.
• Utiliza la app en capacitación: A través de una app es posible poner a disposición los entrenamientos de modo que se pueden fortalecer las estrategias de aprendizaje presencial, semipresencial y a distancia. Adicionalmente, la jugabilidad se ha convertido en un factor clave para que el usuario recuerde y refuerce los contenidos aprendidos, cumpliendo también con las metas educativas de la empresa.

Evalúa la factibilidad y el potencial de beneficios

Los proyectos para desarrollar e implementar apps representan una inversión que puede iniciar con un presupuesto de 30 mil dólares e ir creciendo de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Esto obliga a realizar un análisis meticuloso sobre los objetivos, el impacto en la organización y el retorno de la inversión que se espera.

En tiempos donde se requiere gestionar a un volumen de talento mayor sin incrementar el número de ejecutivos de RH, amerita contar con estas herramientas para ser más efectivos y económicos, sin que por ello se reduzca la calidad. Al emprender el proyecto de implementación de una o varias apps, el ejecutivo de RH tiene que considerar:

• Generar las bases del proyecto indicando objetivos, requerimientos y condiciones de satisfacción.
• Proyección de la inversión y su retorno.
• Estudio de productos/apps disponibles en el mercado y que se pueden configurar a modo para resolver las necesidades de la empresa.
• Licitación del proyecto entre proveedores capacitados y de responsabilidad probada.
• Benchmark de precios y cotizaciones del proyecto.
• Considerar impacto en otros procesos clave del negocio.
• Política de seguridad de la información y protección de datos personales del usuario.
• Estrategia de gestión del cambio y adopción tecnológica.
• Disponibilidad de los usuarios para instalar y usar las apps en equipos móviles de su propiedad.
• Campaña de comunicación y promoción del uso de las apps de RH.
• Considerar la instalación de mecanismos de ayuda al usuario.

Como se observa, pensar en una app tiene muchas oportunidades de éxito y mejora para RH. Lo esencial es comenzar por dimensionar lo que la empresa y los usuarios necesitan para diseñar un proyecto que sea exitoso desde su conceptualización.

Con información de Amedirh.