6 tips para efectivas reuniones virtuales

La pandemia ha provocado un cambio en todos los aspectos de la vida. Ha hecho que la gente reconsidere sus formas de trabajar llevando todo a un modo virtual.

Uno de esos cambios en el trabajo es la aparición del trabajo a distancia. Si bien esta modalidad ya estaba en aumento, el covid-19 y las medidas de distanciamiento social han contribuido aún más a ello, tanto que ahora se lo llama la «nueva normalidad».

Esto coloca a las reuniones virtuales a la vanguardia, convirtiéndolas en el modo principal de comunicación en esta nueva configuración.

Si bien las reuniones virtuales son convenientes y ahorran tiempo, conllevan una serie de obstáculos que van desde problemas técnicos y un mayor margen de distracción hasta la falta de conexión personal.

Esto significa que los líderes y gerentes empresariales deben realizar esfuerzos conscientes para realizar reuniones virtuales productivas que no obstaculicen el trabajo. Aquí hay seis consejos para realizar reuniones virtuales efectivas.

1. Prueba y prepárate

¿Cuánto tiempo de tus reuniones virtuales dedicas a resolver problemas tecnológicos en los que la cámara de alguien funciona mal o el micrófono no funciona? Eso es una enorme pérdida de tiempo y también conduce a la pérdida de concentración.

No siempre se puede confiar en la tecnología; hay ocasiones en las que te decepcionará. Por lo tanto, para evitar comenzar con una nota tan caótica, asegúrate de que todos los asistentes a la reunión prueben su software de videoconferencia con suficiente anticipación. También es importante tener lista una opción de respaldo. 

2. Establece los objetivos de la reunión

Establecer los objetivos de la reunión es esencial para todas ellas, pero es excepcionalmente importante en una configuración virtual. Puedes guiarte con un diagrama de Gantt o lista para conversar sobre los puntos importantes del proyecto.

A diferencia de las reuniones cara a cara, hay mayores posibilidades de distraerse y no sentirse tan comprometido. Por lo tanto, asegúrate de que las reuniones virtuales sean breves, vayan al grano y no den vueltas en círculos. Tener una agenda y apóyate con un mapa mental para permanecer encaminado.

3. Hacer que el video sea obligatorio

El mayor inconveniente de las reuniones virtuales es la falta de conexión personal que surge. Uno no sabe del todo si tu equipo te recibe bien o te comprende.

Para desarrollar un sentido de conexión y reducir la falta de comunicación puedes hacer que el video sea obligatorio. Eso significa que todos los asistentes deben mantener su video encendido durante el transcurso de la reunión.

4. Incluir rompehielos

Los rompehielos son excelentes para establecer una buena relación y hacer que todos se sientan cómodos. Ellos marcan el tono de la reunión y mantienen a todos involucrados mientras se mueven gradualmente hacia la agenda.

Las actividades para romper el hielo no necesitan tanto tiempo. Puede ser algo tan simple como hablar con todos y preguntarles cómo les está yendo o cómo les ha ido el fin de semana. También puede realizar actividades breves, como pedirle a las personas que muestren su espacio de trabajo en casa o comentar sobre una infografía o meme que te haya resultado interesante.

5. Practica la etiqueta en las reuniones

Debes mantener el mismo nivel de profesionalismo en una reunión virtual; no te dejes llevar por el entorno aparentemente «informal» mientras trabajas desde casa y cometas el error de parecer relajado.

6. Sé inclusivo

No hay nada peor en una reunión de equipo que sentirse poco importante y excluido. En un contexto virtual, es más difícil mantener a todos igualmente comprometidos y hacer que se sientan escuchados.

Por lo tanto, el anfitrión o moderador debe ser doblemente cauteloso al organizar una reunión inclusiva que fomente la participación equitativa. Cada asistente debe tener un tiempo para hablar y compartir sus pensamientos.

Seguir estos seis consejos esenciales mantendrá a raya los desafíos comunes de las reuniones, lo que te permitirá realizar reuniones productivas que mejoran la eficiencia del trabajo y la colaboración en un entorno virtual.

Por: Ermelinda Maglione