¡Bájale tres rayas al tono!
“Lo que tu deberías”
• En la organización siempre existe alguien que tiene amplia experiencia en todo o casi todo. Para algunos es un mentor y para otros es un sabiondo.
• Si te encuentras en este caso y sueles decir a los demás “lo que tu deberías”, es recomendable que te alejes de este tipo de expresiones porque hace pensar que solo miras los errores cometidos.
• Puedes implementar el uso de frases como “¿qué te parece si lo intentas de este otro modo?” y notarás como hasta el tono de voz puedes cambiar.
“De inmediato”
• Lo más importante de seguir una instrucción es ejecutarla en tiempo y forma. Para ello se requiere que establezcas un compromiso con quien te da la indicación. Lo mismo aplica cuando se reciben solicitudes.
• Si eres de los que quiere quedar bien a toda costa, o bien, consideras que tu compromiso es muy alto con el cumplimiento del deber y declaras que puedes hacer algo “de inmediato”, es casi seguro que te meterás en alguno que otro problema.
• Utiliza frases como “dame 5 minutos para ver qué se requiere”, “con mucho gusto, en cuanto concluya la tarea que tengo en las manos”, “dame una hora para consultar con mi jefe/a”.
• Lo importante es comprometerse solo cuando en verdad se ha analizado la magnitud de la solicitud y si en verdad uno es capaz de satisfacerla.
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“Esa no es mi responsabilidad y no me corresponde”
• Si eres de los que buscan ser muy asertivos y más bien se convierten en claridosos y cortantes, necesitas echar mano de una frase más suave, atenuada y con un tono que invite a que las personas consigan otro tipo de apoyos.
• Por ejemplo, en estos casos, cuando quieres decir que no a una solicitud, puedes utilizar frases como “te recomiendo que acudas con…”; de esa manera, canalizaras a tu cliente interno al área adecuada, sin hacerle un desprecio o dejarlo con un palmo de narices.
“Te equivocas”
• Es perfectamente válido tener diferencias de opinión, punto de vista o argumentos de análisis; lo que resulta inapropiado es invalidar o desacreditar al interlocutor.
• Evita las confrontaciones innecesarias. Para ello, emplea una frase que ayuda a matizar y suavizar la comunicación: “No coincido totalmente, ¿qué opinas sobre?”, y compartes tu argumentación.
“Yo supuse… Yo pensé… Yo creí”
• Una regla de oro no escrita, por cierto, dice que quien pregunta no se equivoca.
• Esto aplica sobre todo cuando tenemos la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan y delegamos actividades.
• A veces, las personas dan por hecho cuál es el camino a seguir para completar una tarea y no siempre se conducen por la vía idónea a los ojos del líder.
• Si tienes entre tus colaboradores a alguien que hace demasiadas suposiciones, o bien, tú estás en ese caso, recuerda utilizar la frase “¿podrías explicarme con más detalle qué se requiere o qué se espera”.
• Aprende a clarificar las expectativas.
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Recuerda que…
• El tono es la huella emocional que acompaña a los mensajes y produce efectos en las personas. No sólo cuentan las palabras, sino cómo se pronuncian.
• Las personas solemos responder de forma emocional antes que racional.
• Revisa tu repertorio de respuestas para que puedas mejorar el efecto de tu comunicación.
Fuente: AMEDIRH
