Oficina 2.0: ¿Qué es? ¿Cuál es su impacto?

La inversión en un concepto de oficina 2.0 no requiere una gran inversión por parte de las empresas y es sumamente redituable.

El 2020 marcó un parteaguas en los esquemas de trabajo en México. De acuerdo con la encuesta que realizó Oxford Business Group, el 90% de las compañías en el país migraron al teletrabajo. Sin embargo, sólo 2 de cada 10 empresas estaban listas para ello, según un análisis de The Competitive Intelligence Unit (CIU). Esto implicó un gran desafío para las organizaciones, no sólo en términos tecnológicos, sino también mentales.

Hoy, después de más de un año de haber incorporado el teletrabajo a la vida diaria de miles de personas, se plantea el “regreso a las oficinas”. Lo cual representa un nuevo reto para las empresas y sus equipos de trabajo.

Conceptos como “sistemas de trabajo híbridos”, “oficina 2.0”, “bioseguridad”, “herramientas de colaboración”, entre otros, se han vuelto recurrentes y, a la par de ellos, han surgido varias dudas; desde el significado de los términos, hasta la inversión que representa implementarlos.

Lo único que está claro, hasta ahora, es la importancia de salvaguardar la salud de todos los implicados. Ahora que, de acuerdo con el Intituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi), más del 69% de las compañías regresarán al trabajo presencial, siempre y cuando se mantengan con el 20% del aforo máximo.

Sistemas Híbridos de trabajo

El análisis de CIU menciona que el 70% del trabajo puede realizarse de forma remota. Sin embargo, las relaciones personales y el sentido de pertenencia son aspectos que también deben cuidar las empresas. En este sentido, el modelo híbrido de colaboración permite que los miembros de las organizaciones puedan trabajar en las oficinas de manera presencial, durante una parte de la jornada laboral y el resto de manera remota.

Para implementar este modelo de manera adecuada, la tecnología es una pieza clave, ya que las herramientas de colaboración hacen posible combinar la interacción física y virtual. Las herramientas tecnológicas de audio y video, como salas de juntas virtuales, además de las VPNs (Virtual Private Network), serán de vital importancia para implementar con éxito este esquema.

Oficina 2.0: Reimaginando los entornos

La transformación de los ambientes de trabajo y convivencia del personal, en lo que se conoce como oficina 2.0, es una transición al mundo digital que engloba la optimización de los espacios; ahora el diseño se decide en favor del usuario; es decir, áreas amplias, definidas y abiertas que sean cómodas y seguras para sus ocupantes; conforme a los protocolos de salud, seguridad y bienestar del personal.

Esta transición también implica la adopción de soluciones tecnológicas para mejorar la comunicación, la logística y gestión de recursos. La oficina 2.0 requiere de sensores que miden diferentes variables como: movimiento, temperatura, niveles de CO2, iluminación, entre otros; cámaras inteligentes; controles de acceso para saber quiénes estuvieron en cierta área en determinado momento, etc.

El procesamiento de la información en tiempo real que permita tomar acciones inteligentes e inmediatas en los espacios de trabajo para garantizar el cumplimiento de las medidas de bioseguridad será indispensable. Por ello contar redes robustas y confiables, además de Centros de Datos al borde será una necesidad básica. Además de la implementación de sistemas touchless y automatizados para controlar los espacios físicos.

Apostar en tecnología siempre es una inversión inteligente

En 2020 cuando se implementó el teletrabajo, las empresas se vieron obligadas a mejorar la capacidad de procesamiento en sus Centros de Datos y el ancho de banda requerido para conectar a todos sus colaboradores de manera remota a las VPNs. En ese momento se sentaron las bases para crear una infraestructura robusta y escalable que hoy les permitirá incorporar nuevas tecnologías.

Al implementar las oficinas 2.0, la inversión de capital se traduce rápidamente en un retorno, pues las opciones tecnológicas y digitales ofrecen control y distribución de las terminales de una forma tan práctica y sencilla como permitir que todos se unan a una red y compartan cualquier tipo de contenido para reuniones, esto sin necesidad de contacto y sin desinfectar las herramientas al uso.

Si bien, el proceso de crecimiento de la productividad en las empresas puede variar dependiendo del ramo, giro, temporalidad y la situación previa de la empresa; se prevé que la implementación de dichas tecnologías permitirá un incremento notable en este rubro.

Un punto medular en la adopción de nuevas tecnologías radica en la infraestructura física, ya que son las venas por donde corre toda la información y de ella depende el correcto funcionamiento de todos los dispositivos que convergen en la red. En proyectos como los edificios digitales y oficinas 2.0, la infraestructura física de red representa menos del 10% de la inversión total.

Para finalizar, puntualizamos que este cambio tendrá un impacto significativo en la forma en que se percibe al colaborador y usuario del inmueble, pues dejará de ser visto como parte del personal y se convertirá en un cliente interno de la empresa y su equipo de instalaciones; sus necesidades serán atendidas en función de indicadores que medirán su motivación, misma que será reflejada en una mejor calidad de vida y mayor productividad.

Con información de Mundo Ejecutivo. https://mundoejecutivo.com.mx/