Contabilidad en General para nuevos Negocios

Estas por emprender tu propio negocio y no sabes cómo llevar tu contabilidad, es importante conocer todos los aspectos que debes de contemplar al momento de inicia un nuevo negocio, la idea de este artículo es darte de una forma general cuales son los aspectos que debes considerar.

Cuando hablamos de “Contabilidad” para tu empresa, hablamos de los registros que se tendrán que realizar conforme a tu operación de manera mensual, mediante un sistema contable que te permita obtener información confiable que te sirva para una toma de decisiones acertada y así hacer crecer tu negocio en un plazo razonable, existen varios sistemas en el mercado que se pueden acoplar a tus necesidades, no solo contablemente sino también administrativo.

Es importante en primera instancia delimitar el catálogo de cuentas que será funcional para el negocio, así como el formato adecuado de estados financieros que debes utilizar para que la información sea clara, precisa y de acuerdo con las necesidades de los interesados en utilizar dicha información financiera.

Adicional a lo anterior es sumamente importante contar con una buena base en la parte administrativa, que es el primer eslabón en esta cadena, ya que es quien genera la información que servirá de base para realizar los registros contables correspondientes, aquí mis recomendaciones de lo que debe cuidar dicha área:

• Transferencias: que cada transacción que se realice cuente con su comprobante fiscal correspondiente o en su caso que se indique el motivo por el cual se realizó dicho movimiento.
• Depósitos: Identificar plenamente de donde provienen dichos recursos ya sea que se derivo de un pago de un cliente o por algún otro concepto ajeno a la operación misma.
• Cuentas por cobrar: tener un buen control de quien nos debe es importante ya que de esta manera tendrás un mejor manejo del flujo de efectivo que tendrás a tu disposición para que tu negocio siga en marcha.
• Cuentas por pagar: es esencial que lleves el manejo correcto de este rubro, recordando que las deudas adquiridas tienen una fecha limite de pago y el atraso de estas podrían ocasionar algún inconveniente con tus proveedores.
• Estados de cuenta Bancarios: es recomendable contar con los reportes bancarios oficiales, con la finalidad de tener la certeza de los movimientos realizados en el periodo, considerados como la columna vertebral de tu contabilidad.

No obstante, no podemos dejar de lado la parte Fiscal que se debe de cuidar durante este proceso de crecimiento.

Como primer punto debes de establecer si iniciaras tu negocio como Persona Física o Persona Moral, con el fin de establecer bajo qué régimen realizaras tu inscripción al Registro Federal de Contribuyente (RFC) ante la Secretaría de Administración Tributaria (SAT), cuando este sea efectuado, la autoridad te proporcionara las obligaciones fiscales que deberás de cumplir en tiempos establecidos, adicional de otros trámites, como son:

• Tramite de tu e.Firma anteriormente conocida como Firma Electrónica o FIEL, la cuál será indispensable para realizar diversos trámites en la plataforma del SAT como son; la generación de los sellos digitales con los cuales podrás realizar tu facturación, presentación de las declaraciones anuales, cambios de domicilio, entre otros.
• La presentación de la declaración mensual y anual conforme a tus obligaciones fiscales.
• Alta del Buzón Tributario, en el cual te notificaran cualquier aviso o requerimiento por parte de la autoridad.
• Envió de Contabilidad electrónica, que prácticamente es él envió de la Balanza y catálogo de cuentas obtenido de tu sistema contable.
• Deberás de presentar un aviso con la relación de los socios y tenencia accionaria, así como también aquellas participaciones de socios extranjeros si fuera el caso.
• Emisión de manera mensual el Reporte de Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales, conocido como Reporte 32D, donde se te indicará el estatus de tu empresa con una opinión Positiva o Negativa, la cual convendrá ser Positiva, dando la certeza de que estas cumpliendo en tiempo, es importante ya que tanto clientes como proveedores te la pueden solicitar para continuar con su operación.

Es importante tomar en cuenta que, si te encuentras como Personas Física con Actividad Empresarial o Persona Moral, tendrás la obligación de tener a tus colaboradores registrados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), a lo que, deberás de llevar a cabo tu registro como Patrón ante esta institución para que te asignen un Registro Patronal y a su vez cumplir con los siguientes puntos más relevantes:

• Emisión de nómina, sea semanal, quincenal o mensual, debidamente respaldada con los CFDI de nómina timbrados en tiempo y forma.
• Proporcionarles las prestaciones de Ley al trabajador como son: Vacaciones, Prima Vacaciones, Aguinaldo, tienes la opción de brindarles más prestaciones de las que te marca la Ley.
• Pago de Cuotas Obrero-Patronal, que incluye el IMSS, INFONAVIT y Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR), de manera mensual y bimestral.
• Pago del Impuesto Sobre Nomina (ISN), que es el impuesto que se calcula sobre la remuneración bruta que se le paga al trabajador, este es variable según el estado donde te encuentres, como ejemplo; en la Ciudad de México es el 3%.

Lo anterior son los aspectos mas relevantes y de manera general que debes de conocer al iniciar tu propio negocio, con la finalidad de encaminarte para que logres una contabilidad sana y te permita un crecimiento optimo, sin dejar a un lado, que dependerá del giro de tu empresa si se requiere de algo adicional a realizar, esperando que la información antes descrita haya sido de gran ayuda para tu nuevo emprendimiento.

Por: L.C. GEORGINA OLIVOS VICTORIA,
DIRECTORA DE CONTABILIDAD