¡Quiero que hagan ruido!

Con más frecuencia de lo que se cree, la inexperiencia en la gestión de la comunicación interna en las organizaciones se hace presente cuando aparecen demandas como las siguientes:

•    “Urge que lances el comunicado”.
•    “Envía un mailing diario a toda la gente”.
•    “Hagan mucho ruido sobre el tema”.
•    “Quiero ver tapizada la empresa con comunicados”.
•    “Llena todos los pasillos con lonas y banners”.

Si bien es palabra de jefe o jefa y, mayormente, tenemos la responsabilidad de seguir las indicaciones de forma expedita, como ejecutivos de RH debemos preguntarnos y preguntar al líder (de la mejor manera posible) si en verdad quiere ruido en lugar de comunicación.

Parece una obviedad, pero hacer ruido implica:

•    Llenar la bandeja de correo de los colaboradores con comunicados que casi siempre van a la papelera o a una carpeta de “asuntos sin importancia”.
•    Saturar a las audiencias internas con mensajes que terminan por ser ignorados.
•    Distorsionar la comunicación por el exceso de ejecuciones como posters, banderines, papeletas, postales, etc.
•    Convertir la campaña de comunicación en un elemento más del paisaje de la empresa, tanto en los corporativos como en las áreas de producción o servicio.
•    Contaminar otras campañas de comunicación que estén operando al mismo tiempo.

Lee: ¿Tus jefes administran por capricho? Tips para superar el reto

¿Qué podemos hacer?
La primera sugerencia es contar con un plan de comunicación interna, aunque bien sabido es, y muchos lo vivimos día a día, que hay líderes y jefes con los que tener una planificación casi es un imposible. No obstante, podemos darnos a la tarea de lograrlo para fines prácticos, aunque “el jefe o la jefa siempre tengan la razón”.

En cualquier caso, un plan de comunicación interna supone que el responsable tenga claridad acerca de las necesidades estratégicas de la organización, que se pueden clasificar como se sugiere enseguida:

•    Necesidades de la cultura corporativa.
•    Necesidades de la sede (en caso de que sean matriz o sucursal).
•    Necesidades de las áreas de negocio.
•    Necesidades de las áreas de soporte.
•    Y, por supuesto, las necesidades de RH.

De este modo, el responsable de comunicación interna tendrá la oportunidad de identificar objetivos estratégicos o tácticos y presupuestos establecidos de los clientes a los que atiende, para formular programas, campañas y actividades especialmente diseñadas para atender las necesidades.

Con esta información será posible construir la herramienta mínima con la que podemos formular las estrategias de comunicación. Respondiendo las preguntas clave que se muestran a continuación se puede diseñar una matriz de trabajo y, luego, un plan anual operativo.

•    ¿Quién?: Emisor o entidad emisora dentro de la empresa.
•    ¿Qué?: Concepto de la campaña, lo que se desea comunicar.
•    ¿A quién?: Audiencia objetivo que se espera alcanzar.
•    ¿Propósito?: Lo que se espera lograr con el programa, campaña o actividad.
•    ¿Cómo?: Mezcla de medios que serán utilizados.
•    ¿Costo?: Presupuesto estimado para producción digital, impresa, promocionales, vinilos, montaje, etc.
•    ¿Rúbrica?: Indicadores de evaluación.
•    ¿Cuándo?: Cronograma.
•    ¿Responsables?: Persona o personas designadas por el cliente interno para la rendición de cuentas y la responsabilidad general de cada proyecto.

Te sugerimos leer: ¿Amistad con los jefes?: Pros y contras de la relación en las empresas

Asegúrate de no hacer ruido
Como responsable de comunicación interna, tienes que hacerte cargo de que haya claridad y evitar el ruido o la distorsión lo máximo posible. Es decir, reducir el riesgo de que las audiencias no reciban los mensajes o peor aún, que comprendan algo inesperados.

Te sugerimos asegurarte verificando los siguientes aspectos, respondiendo a preguntas sencillas:

•    Posicionamiento de contenidos: ¿Qué quiero que la gente piense, sienta y comente a partir de la campaña?
•    Recepción y satisfacción de la audiencia: ¿Recibieron los mensajes y les fueron de utilidad?
•    Oportunidad: ¿La comunicación se realizó a tiempo o a destiempo?
•    Costo / Beneficio: ¿Se mantuvo el control del presupuesto? ¿Hubo retorno de inversión?
•    Efectividad: ¿Se cumplió el objetivo proyectado?
•    Suficiencia: ¿El objetivo se cumplió en su totalidad, abarcando a toda la gente?
•    Saturación de los canales: ¿La frecuencia o repetición de mensajes fue la apropiada?

Esperamos que estos tips sean de utilidad, que puedas aplicarlos y que te unas a la conversación con Amedirh en Linkedin.

Fuente: Amedirh