¿Cómo ejecutar a tiempo los planes de trabajo?
El éxito de un plan de trabajo radica en factores como un diseño basado en la planeación estratégica, alineación con los objetivos del negocio, claridad en las metas y entregables, definición de responsables, control presupuestal y calendario.
Además de los factores arriba mencionados, la ejecución se considera uno de los elementos fundamentales para el logro efectivo de los resultados. Es decir, que en la medida que los Recursos Humanos lleven a cabo todas y cada una de las operaciones en tiempo y forma, será posible cumplir con los objetivos.
Aquí lo recomendable es mantener una línea de supervisión del cumplimiento del equipo de trabajo. Esta es una función que suele quedar englobada dentro de las tareas del líder. Sin embargo, se requiere siempre de una metodología que permita asegurarse de que “las cosas sucedan”.
Hasta hace no mucho tiempo, las juntas de seguimiento quincenal o semanal resultaban más o menos prácticas. No obstante, en la actualidad, se requiere que la ejecución de los planes de trabajo se realice con mayor agilidad y efectividad. Al respecto, te sugerimos las acciones siguientes.
Acción 1: Define entregables por día. Esto ayudará a que el avance sea programado, sistemático y monitoreable.
Acción 2: Realiza dos sesiones de seguimiento por día. La primera debe ser por la mañana, muy temprano, vía telefónica, en la que se revisan los objetivos del día, así como las dudas para disiparlas. La segunda sesión es por la tarde, para revisar los entregables.
Acción 3: Establece prioridades. Esto significa que todos en el equipo de trabajo deben tener claro qué es lo crítico según la tarea en cuestión; por ejemplo, la calidad, el tiempo o el costo del resultado.
Acción 4: Asegura el enfoque. Asegúrate de que cada colaborador se encuentre verdaderamente concentrado en el entregable a desarrollar. Evita distracciones asignando recursos humanos y materiales sin originar traslapes entre proyectos.
Acción 5: Evalúa los avances y corrige desviaciones. Por la tarde, revisa con el equipo que todos los entregables comprometidos se resolvieron en tiempo y forma. En caso contrario, analiza las incidencias y crea acciones preventivas para que no vuelva a ocurrir.
Te sorprenderá el grado de avance en los proyectos que puedes alcanzar implementando esta rutina de efectividad en la ejecución. ¿Qué opinas?
Fuente: Amedirh
