Reuniones de Consejo de alto impacto en un entorno virtual

A veces las reuniones del Consejo pueden resultar decepcionantes e incluso desmoralizadoras, esto se acentúa cuando la reunión se mantiene en un entorno virtual. Según datos de ABA, las reuniones virtuales suelen registrar una caída del 38% en la generación de impacto estratégico.

Dada la situación de distanciamiento social que debemos mantener actualmente, los Consejos de muchas organizaciones tendrán que celebrar sus reuniones de forma virtual. A continuación aportamos ideas y tácticas que ayudan a mantener la participación de los consejeros y evitan un bajo rendimiento en este momento tan crucial.

Tecnología

El esfuerzo que supone iniciar la sesión a causa de la complejidad de la plataforma que se está utilizando o por una conectividad deficiente dificulta el inicio. Este problema se acentúa cuando alguno de los participantes está en un país donde la plataforma es de difícil acceso. No hace mucho, participamos en una reunión en la que se dió esta situación con el consecuente retraso y nerviosismo en el inicio de la misma.

Estas dificultades de conexión pueden hacer que acabemos teniendo una llamada en lugar de una videoconferencia; si bien, es algo que tenemos que evitar dado que las llamadas tienden a ser menos eficientes y aumentan la sensación de decepción.

Recomendamos hacer una prueba de la plataforma con antelación e identificar los problemas de conexión de cada participante. Al generar la convocatoria, debemos incluir un enlace con la información de la videoconferencia así como un segundo enlace de “prueba” un par de días antes de la reunión definitiva. Esta prueba no requerirá más de 5-10 minutos del tiempo de los consejeros que pueden utilizar para plantear dudas o sugerencias de cara a la reunión. Algunas de las plataformas que nos han dado mejores resultados han sido Zoom, JoinMe o GoToMeeting.

Preparación de la agenda y los documentos del Consejo

La preparación de la agenda es fundamental. Pero mucho más aún en una reunión virtual para involucrar a los consejeros y mantener una discusión ágil y fluida. En este momento más que nunca, la Gobernanza estricta no será quien ayude al CEO y equipo directivo a salir de una situación nueva y cambiante. Prepárese para pensar en qué información necesita el Consejo para ayudar al equipo directivo y no al revés.

Un reunión virtual de alto impacto

Estas son algunas recomendaciones para mantener una reunión virtual de alto impacto:

• Limitar la duración de la reunión a máximo 2-3 horas. En una reunión más larga se hará difícil, sino imposible, mantener la atención de los consejeros. Debe centrarse en aportar ideas y acordar acciones, no en el reporting.
• Eliminar powerpoints y presentaciones ejecutivas. Esta recomendación aplicaría a cualquier reunión pero es especialmente necesaria en un entorno virtual que facilita que los participantes estén en modo escucha pasiva.
• Evitar el reporting. En este momento no se trata de hablar de lo mal que van las cosas sino de definir cómo vamos a enfocar los puntos críticos. Se trata de generar ideas entre todos, no de informar sobre malas noticias.
• Limitar los temas a tratar. La agenda no debería contemplar más de dos puntos fundamentales más un tercero sobre gobernanza en caso que sea necesario. Incluir más puntos dificultará finalizar la reunión.
• Cómo ayudar. Preparar los documentos de lectura previa, de modo que aporten el máximo de antecedentes a las cuestiones que los Consejeros deberán responder. ¿Cuál es el problema? ¿Por qué queremos hablar de esto? ¿Qué se ha hecho ya al respecto? ¿Qué asumimos que va a pasar? y muy especialmente ¿Cuáles son las inquietudes del equipo directivo sobre las que la opinión de los Consejeros es de más valor?
• Proporcionar un “estado de la compañía”. Un documento de puesta al día del CEO de los elementos clave, de modo que se ahorre tiempo en el inicio de la reunión. Los Consejeros pueden pasar rápidamente al espacio preguntas-respuestas con base en la información recibida.

Gestión (manejo) del Consejo de alto impacto

Una plataforma tecnológica estable y un paquete de documentación bien preparada son fundamentales para tener una reunión de alto impacto en un entorno virtual, pero una gestión (manejo) de la reunión altamente eficiente es imprescindible.

Empiece la reunión estableciendo reglas claras tales como:

• Mantener apagado el micrófono de los participantes cuando no estén hablando, puede que tenga que recordárselo hasta que se convierta en un hábito.
• Mantener a todos los participantes en imagen.
• Pedir a los participantes que envíen un mensaje a través del chat de la plataforma para pedir turno de palabra.
• Pedir a los participantes que se ubiquen en habitaciones con poco ruido y un entorno neutro.
• Asegúrese que todos conozcan el funcionamiento de la plataforma.
• Pida a los participantes que se conecten con una antelación de 5 minutos sobre la hora de inicio de la reunión (10 minutos para el administrador de la misma).

Consejos para mantener la atención

Puede resultar algo complejo mantener la atención de todos los participantes durante toda la sesión. Estas son algunas sugerencias para lograrlo:

• Los consejeros deben centrarse en hacer comentarios y aportaciones en base a elementos lógicos y objetivos, lo cual es difícil en un momento como el actual con una carga emocional tan alta.
• Céntrese en hacer preguntas contundentes en lugar de basarse en opiniones.
• Los consejeros deberían evitar solicitar información adicional al equipo directivo. Esto es de poco valor cuando las cosas van bien, cuando la compañía está en crisis se convierte en una distracción.
• Limitar la participación de los consejeros más dominantes. Demasiada conversación o repetición nunca ayuda a mantener la atención, especialmente en reuniones virtuales en las cuáles el tiempo es muy limitado. Una buena regla es evitar que alguien hable durante más de 4 minutos seguidos.
• Solicitar una frase de cierre de cada uno de los participantes una vez finalizada la reunión.
• Preparar una encuesta post reunión para recoger ideas de los consejeros y equipo directivo sobre el desarrollo de la misma. Esto permitirá analizar el éxito de la reunión y ajustar los procesos para generar mayor valor en el futuro.

Finalmente, tenga en consideración que la mayoría de estas tácticas (excluyendo la preparación tecnológica y la limitada duración de la reunión) también le serán útiles en las reuniones presenciales y ayudarán que su Consejo apoye al equipo directivo a abordar cualquier problema o situación que surja en el futuro.

Con información de Mundo Ejecutivo. https://mundoejecutivo.com.mx/