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Cómo hacer efectivas tus juntas de trabajo

24 de marzo de 2022
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Cómo liderar las juntas de trabajo
1.- Establece el objetivo
Debes tener en claro el objetivo de la reunión y su relevancia; ¿decidir, exponer, focus group o varias a la vez? La junta debe girar sobre el objetivo e ir directo a él.

2.- Haz una agenda
Una estructura definida y simple, la cual debe contener: objetivo, expectativas, temas a tratar y tiempos definidos. Distribúyela antes de la reunión para que los asistentes lleguen preparados.

3.- Sé puntual
Comienza la junta a la hora exacta. La duración ideal para una junta de trabajo es de 30 a 60 minutos y los mejores horarios son entre las 09:00 y 12:00 del día.

4.- Elimina distracciones
Pide a los asistentes que apaguen su celular, no lleven laptops (si no es necesario) y que no entren con comida. Lo ideal es tener sólo una libreta de apuntes y una pluma.

5.- Sé directo
Evita la retórica, monólogos o protagonismo. Esto no significa que no seas dinámico; puedes iniciar con alguna anécdota para romper el hielo y bajar el estrés.

6.- Sé un guía
Además de no desviarte del tema, debes hacer que los participantes tampoco lo hagan. Utiliza frases como, “Interesante pero debemos centrarnos en…” o “Buen aporte pero el objetivo es…”

7.- Asigna responsabilidades justas y concretas
Sé claro, honesto y directo con las responsabilidades; determina el plan de acción y el tiempo en que deberán ser ejecutadas. Esto ayudará a que todos sepan los siguientes pasos y prioridades.

8.- Haz tiempo para comentarios o dudas
Dales oportunidad de expresarse; debes escuchar con atención y tomar en cuenta todos los comentarios.

9.- Haz una minuta de trabajo
Tener un documento de lo tratado en una junta le da formalidad, además de ser un recordatorio de las responsabilidades, pasos a seguir y ayuda para el seguimiento. Deberás mandarla máximo 24 horas después de la reunión.

10.- Da seguimiento
Debes estar pendiente del cumplimiento de las tareas asignadas y dar asesoría en caso de alguna traba. También puedes mantener al grupo informado sobre los avances de los acuerdos de la junta.

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